W zarządzaniu siłami sprzedaży (Field Force Management) istnieje brutalna prawda: przedstawiciel handlowy zarabia dla firmy tylko wtedy, gdy rozmawia z klientem. Każda minuta spędzona za kierownicą, w korku, na szukaniu miejsca parkingowego czy na ręcznym wypełnianiu raportów na kolanie, to tzw. „martwy czas” (ang. dead time lub windshield time). W skali roku, w zespole liczącym kilkudziesięciu handlowców, ten niewidoczny wróg potrafi „pożreć” tysiące roboczogodzin i dziesiątki tysięcy złotych w paliwie.
Jak zdiagnozować, czy Twój zespół pada ofiarą nieefektywnej logistyki? Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie rzetelnego audytu tras. Poniżej przedstawiamy kompleksową listę kontrolną, która pomoże zidentyfikować obszary marnotrawstwa i przywrócić efektywność operacyjną.
Czym jest „martwy czas” i dlaczego jest tak kosztowny?
Zanim przejdziemy do audytu, zdefiniujmy problem. „Martwy czas” to każda aktywność w godzinach pracy, która nie wnosi wartości dodanej do procesu sprzedaży. To nie tylko sama jazda samochodem. To również czas tracony na powroty do tych samych lokalizacji z powodu złego planowania, czas spędzony na „pustych przebiegach” do klientów o niskim potencjale oraz czas administracyjny, który mógłby zostać zautomatyzowany.
Lista Kontrolna Audytu Tras: 3 Kluczowe Obszary
Aby audyt był skuteczny, należy przeanalizować historyczne dane z tras (z systemów GPS lub raportów) pod kątem trzech kategorii: Logiki Geograficznej, Strategii Wizyt oraz Obciążenia Administracyjnego.
I. Logika Geograficzna i Sekwencja (Routing)
- Czy trasy mają kształt pętli czy zygzaka?
Najbardziej efektywna trasa powinna przypominać pętlę lub kroplę – wyjazd z punktu A, odwiedziny klientów po drodze i powrót inną drogą. Jeśli na mapie trasy Twoich handlowców przypominają gwiazdę lub chaotyczne linie przecinające się wielokrotnie (tzw. backtracking), oznacza to drastyczne marnotrawstwo paliwa i czasu. - Czy uwzględniono gęstość punktów (Clustering)?
Czy handlowiec odwiedza wszystkich klientów w danej dzielnicy/mieście jednego dnia? Częstym błędem jest wizyta u klienta X na północy miasta w poniedziałek, a u sąsiadującego z nim klienta Y dopiero w środę, co wymusza podwójny dojazd w ten sam rejon. - Czy trasy uwzględniają historyczne dane o korkach?
Czy wizyty w centrach miast są planowane w godzinach szczytu? Sztywny plan, który nie uwzględnia realiów drogowych, generuje największy odsetek „windshield time”.
II. Strategia i Częstotliwość Wizyt (Targeting)
- Czy częstotliwość wizyt odpowiada potencjałowi klienta?
To jeden z najczęstszych grzechów. Handlowcy często „z przyzwyczajenia” odwiedzają ulubionych klientów, nawet jeśli ci mają niski potencjał zakupowy (Klienci klasy C), zaniedbując trudniejszych, ale bardziej dochodowych (Klienci klasy A). Audyt powinien wykazać, czy czas poświęcony na dojazd jest proporcjonalny do generowanej marży. - Czy wyeliminowano „puste wizyty”?
Jaki procent wizyt kończy się „pocałowaniem klamki”? Brak weryfikacji godzin otwarcia lub obecności decydenta przed wyjazdem to klasyczny przykład martwego czasu.
III. Obciążenie Administracyjne w Terenie
- Kiedy wypełniane są raporty?
Jeśli handlowiec po każdej wizycie spędza 15 minut w samochodzie na przepisywaniu notatek z notesu do laptopa lub Excela, traci czas, który mógłby przeznaczyć na dojazd do kolejnego punktu. - Czy handlowiec ma dostęp do historii klienta „tu i teraz”?
Brak natychmiastowego dostępu do historii zamówień i płatności zmusza pracownika do wykonywania telefonów do centrali przed wejściem do klienta. To kolejne minuty, które sumują się w godziny.
Od diagnozy do optymalizacji
Po przeprowadzeniu audytu z użyciem powyższej listy, menedżerowie często odkrywają, że realny czas sprzedaży (Face-to-Face Time) stanowi zaledwie 30-40% dnia pracy handlowca. Reszta to logistyka i administracja. Ręczne próby optymalizacji tego procesu są jednak syzyfową pracą. Przy kilkunastu handlowcach i setkach klientów, liczba zmiennych (korki, priorytety, godziny otwarcia) przekracza możliwości ludzkiego umysłu i arkusza kalkulacyjnego.
Tutaj niezbędna staje się technologia, która automatyzuje logikę planowania. Nowoczesne systemy SFA nie tylko rejestrują to, co się wydarzyło, ale sugerują, co powinno się wydarzyć, aby trasa była optymalna.
Doskonałym przykładem narzędzia, które adresuje wszystkie punkty powyższej listy kontrolnej, jest Mawenix CRM. System ten wykracza poza standardowe funkcje raportowania, oferując zaawansowane moduły do zarządzania terytorium i trasówkami. Mawenix CRM automatycznie analizuje lokalizacje klientów, sugerując optymalną kolejność wizyt (routing), a dzięki mobilnemu dostępowi do danych, eliminuje administracyjny „martwy czas” spędzany na parkingach. Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala przekształcić odzyskane godziny „za kółkiem” w realne wizyty handlowe, co bezpośrednio przekłada się na wzrost ROI zespołu terenowego.
